L’archiviazione elettronica migliora l’efficacia e l’affidabilità nei processi, consente la riduzione dei costi e un notevole risparmio di tempo.

Questo perché permette di ovviare a problemi quali la ricerca degli originali negli archivi cartacei, attività laboriosa che può richiedere molto tempo (gli utenti devono recarsi all’archivio per prelevare il documento, e non è detto che questo deposito sia collocato tra le mura aziendali, ricercarlo manualmente, tornare alla propria postazione di lavoro, fare una copia dell’originale per poterci scrivere sopra, e poi riporre nuovamente il documento nell’archivio).

L’archiviazione elettronica garantisce la riservatezza dei documenti, poiché l’accesso è ristretto ai soli utenti abilitati, tramite password e strumenti di crittografia. Un ulteriore vantaggio è la garanzia dell’integrità del documento, che non sarà soggetto a eventi disastrosi, quali incendi o alluvioni.

Inoltre, è possibile condividere i documenti in rete, in modo che più utenti possano consultarli contemporaneamente.

Come funziona?
Lo stesso meccanismo introdotto per le aziende che lavorano con la Pubblica Amministrazione sarà valido anche per i privati.

Sarà possibile trasmettere tramite il Sistema di Interscambio (SdI):

• Le fatture elettroniche XML ai clienti privati
• In forma telematica, i dati delle fatture attive e passive all’Agenzia delle Entrate

Quali vantaggi?
I privati che gestiranno fatture elettroniche saranno esonerati da alcuni obblighi di comunicazione:

• Spesometro
• Elenchi Paesi black list
• Comunicazioni dei dati relativi ai contratti stipulati dalle società di leasing
• Comunicazione dei dati operatori che svolgono attività di locazione
• Comunicazioni di avvenuta registrazione a seguito di acquisti San Marino

Altre semplificazioni fiscali:

• Maggiore velocità nei rimborsi IVA
• Controlli fiscali semplificati
• Abolizione della comunicazione agli uffici doganali
• Riduzione di un anno dei termini di accertamento in materia IVA e imposte dirette, purchè venga garantita la tracciabilità dei pagamenti effettuati e ricevuti (pagamento in contanti fino a € 30).

La conservazione sostitutiva è il processo informatico che, attraverso l’impiego della firma digitale e della marcatura temporale, permette alle aziende di archiviare documenti, anche fiscali quali libri contabili e fatture, in formato digitale. Si tratta, cioè, di una modalità di conservazione equiparata, ai fini normativi, a quella cartacea tradizionale.

Non la dematerializzazione di tutta la carta circolante in azienda, dunque: i documenti manterranno una doppia natura ‘cartacea’ e ‘digitale’, poiché gli utenti avranno sempre necessità di stampare e copiare documenti perché essi hanno ormai acquisito familiarità con i documenti cartacei, indispensabili per esempio se si vogliono scrivere note a margine o evidenziare passi importanti.