Per chiunque conosca il dolore di una lunga e difficile ricerca di un documento cartaceo che è stato nascosto da qualche parte, ci sono buone notizie. Non dovrai mai più farlo.
Più che mai, la tua azienda ha bisogno di un luogo sicuro e protetto per i documenti aziendali. Le informazioni sui dipendenti, i documenti amministrativi, i contratti e altro ancora richiedono un deposito organizzato e sicuro che protegga ciò che non deve essere perso, rubato o compromesso.
Cos’è l’archiviazione documenti?
L’archiviazione documenti consiste nel mettere documenti in archiviazione a lungo termine su qualsiasi supporto dati, consentendo di averli sempre disponibili in un attimo. Oltre a facilitare il recupero dei documenti più vecchi, l’archiviazione documenti fornisce sicurezza e protezioni legali per garantire che tutta la documentazione sia contabilizzata. Aiuta anche a risparmiare prezioso spazio sia nel tuo ufficio che sui server.
I vantaggi dell’archiviazione sicura dei documenti
Quando i documenti aziendali come fatture, contratti con fornitori, documentazione varie, offerte commerciali e altro ancora vengono archiviati in modo sicuro e completamente organizzato, la tua organizzazione può proteggersi da azioni legali, falle e perdite mentre realizza i principali benefici della digitalizzazione.
Raggiungere un ufficio senza carta
Le informazioni digitalizzate conservate in archivi digitali protetti significano niente più carta in ufficio: niente più documenti smarriti, problemi di stampa e armadietti pieni fino all’orlo.
Semplificare la preparazione per le verifiche
L’archiviazione sicura non solo significa che sai dove si trova tutto, ma che è organizzato, rintracciabile e accessibile per la preparazione e la consegna delle verifiche.
Rispettare gli standard di conformità
Gli standard di conformità normativa sono progettati per proteggere persone e aziende. Quando i documenti sono organizzati e protetti, il raggiungimento degli standard di conformità è notevolmente semplificato e accelerato.
Prepararsi per le catastrofi
Le catastrofi naturali o gli attacchi maliziosi possono distruggere organizzazioni non preparate. L’archiviazione sicura supporta i tuoi processi di ripristino in caso di disastro per aiutarti a riprenderti da catastrofi impreviste.
DocuWare è la casa più sicura per i tuoi documenti
DocuWare fornisce archiviazione completa dei documenti, memorizzazione e ricerca dei documenti per le organizzazioni che richiedono un deposito sicuro e protetto per le informazioni aziendali più importanti. Ecco come la sicurezza di DocuWare protegge i nostri clienti:
Flessibilità di formato
Archivia documenti scannerizzati, PDF, email, file di Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint e altro), immagini e molto altro ancora.
Tutto criptato, tutto protetto
Tutte le trasmissioni di dati vengono inviate tramite HTTPS e tutti i documenti sono crittografati con AES. Inoltre, un sistema completo di diritti di accesso tiene lontani gli sguardi indesiderati dai documenti sensibili.
Backup su backup
I data center dedicati di Microsoft Azure nell’UE e negli Stati Uniti presentano triplo mirroring dei dati, oltre a ridondanza fuori sede nella stessa regione. Le informazioni non vengono mai perse e la pianificazione del ripristino da disastro è semplificata.
Tracciabilità e trasparenza per le verifiche
Ogni documento catturato, versione e annotazione è registrata per una tracciabilità completa, e ogni passaggio del flusso di lavoro è registrato per una trasparenza del processo. Le verifiche non sono mai state così veloci e complete.
Controllo dei dati per la conformità
Diritti di accesso granulari e rigorosa organizzazione delle informazioni accelerano il supporto di iniziative di conformità rigorose come GDPR, HIPAA e Sarbanes-Oxley, e semplificano la pianificazione delle politiche di conservazione per documenti sensibili.
L’informazione incompleta è storia
L’indicizzazione automatizzata, affidabile e completa garantisce che i documenti siano precisamente organizzati, rintracciabili e utilizzabili nel flusso di lavoro. Ogni documento è completo senza dati mancanti.
Quali documenti può archiviare in modo sicuro DocuWare?
Finanza e contabilità
- Fatture
- Ordini di acquisto
- Ricevute di spedizione
- Bolle di spedizione
- Spreadsheets di bilancio
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